序號

名稱

產品描述

數量

1

“檔案全文數字化加工”

• 總體要求

嚴格管理，明確責任，落實安全保密管理機制和質量管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全，確保各環節工作符合《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》的要求，建立完整、規范的工作記錄。

(二)館藏建國前后檔案數字化加工要求

包括：檔案借調、目錄核校、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、數據移交、檔案裝訂、退卷歸庫等工作，具體要求如下：

1、加工單價

檔案掃描價格：A4幅面，小于A4幅面的文件按照A4計價，大于A4幅面的文件折合成A4幅面計價。

2、檔案安全保障要求

2.1投標人須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、國家檔案管理相關規定、采購人的保密規定及相關規章制度，檔案掃描工作必須在太原市檔案館內進行，并確保場所正常秩序和安全。

2.2投標人應與采購人簽訂保密協議，同時應做到：

2.2.1與項目工作人員簽訂保密協議，加強對工作人員的保密教育。

2.2.2建立嚴格的保密制度，加強管理，杜絕工作人員對檔案及檔案信息的私自復制行為。

2.2.3不同的工序之間要采取措施，杜絕泄密事故的發生。在加工過程中，投標人不能丟失、損毀檔案，檔案資料不能放錯卷、盒。由于投標人導致檔案資料及數據損毀或泄密的，投標人承擔一切責任。

2.2.4投標人對紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，建立工作日志并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄，并建立加工流水表單，該表單應詳細記錄加工過程及相關內容，完工驗收時應提交工作日志、產品質量檢驗、驗收記錄等資料。

2.2.5不得在工作場所使用與工作無關的任何電器設備，如手提電腦、手機、相機、mp3、mp4及移動存儲介質等。

2.2.6加工過程安全要求：

2.2.6.1對服務器的操作有安全監管措施。

2.2.6.2USB端口封閉使用。

2.2.6.3各操作均有日志記錄：用戶登錄操作日志;用戶文件傳輸操作日志;系統管理員操作日志;文件上傳日志;網絡訪問日志等。

2.2.6.4投標方案中應對加工過程中的數據備份方案作出說明，包括數據庫增量備份、全庫備份、備份策略等。

3、檔案數字化基本流程與操作規范要求

3.1檔案借調：投標人與采購人項目管理人員辦理檔案借調手續，借出待掃描檔案，檔案借調應逐卷清點，案卷封面的檔號與調卷單開具的檔號應一一對應，確保準確無誤，同時應做好交接記錄，辦理交接手續。

3.2目錄核校

3.2.1逐卷核對檔案實體卷封與電子目錄的對應信息(檔號、題名、時間等)，以實體檔案為基準在確保電子目錄信息準確無誤后，按掛接要求審核目錄數據庫。

3.2.2檔案目錄數據庫格式必須為通用格式。

3.3掃描前處理

3.3.1編寫頁號

3.3.1.1對未編頁號或頁號編制不規范的案卷重新編號，統一采用2B鉛筆使用阿拉伯數字，從“1”開始編號，并將原來編錯的頁號用擦掉,修改正確.

3.3.1.2一份文件若有主頁和浮貼，先編主頁號，后編浮貼頁號，如浮貼內容與主頁內容無關，先編浮貼頁號。

3.3.1.3左裝訂的卷，正面編在右下角，背面編在左下角;右裝訂的卷，正面編在左下角，背面編在右下角;上裝訂的卷，正面編在右下角，背面編在左下角。

3.3.1.4已經編過頁碼的檔案，或原有頁碼為連續性頁號且清晰可見，不再重新編頁碼，如有跳號或編號出錯的情況，應重新編頁碼，并在數字化工作單中加以說明。

3.3.1.5筒子頁按正、反兩面順序編制兩個頁號。

3.3.1.6折子頁檔案按自然頁編頁號。

3.3.1.7一份文件在卷內被其他檔案材料分開排列位置不連續，必須調整文件順序，由此造成頁碼不順的，須就受影響的部分重新編號。

3.3.1.8案卷封面、卷內目錄、備考表、空白表格(兩張以上相同的空白表格)、白紙及廢草稿紙不編頁號。

3.3.1.9如確認是廢草稿紙，若卷內圖文與前后文件沒有任何聯系的可以不編頁號，但如果文件的內容能夠連接，也可按順序編號。

3.3.1.10案卷遇有特殊情況，由采購人項目管理人員決定是否重新編號。

3.3.2檔案裝訂物拆除

3.3.2.1逐卷拆除檔案中的原金屬裝訂物(如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等)及一般線裝物(如：后期裝訂線等)，檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掃描儀掛邊掃描。

3.3.2.2拆除檔案裝訂物時可使用相應工具，對筒子頁和其他粘連頁面用小竹簽等工具小心撕揭剝離，但不得損毀檔案，若粘連過牢，需經采購人項目管理人員確認保持原貌。

3.3.3重份檔案的處理

同一全宗內，出現成本成冊的重復檔案(形式與內容完全重復)，應將重份檔案在目錄中標注說明，并在備考表上說明情況，提示掃描時不予掃描;同一案卷內，出現的重復文件，應將重份文件置于備考表后編頁，并在備考表上說明情況，提示掃描時不予掃描。

3.3.4檔案保護性處理

3.3.4.1根據《檔案修裱技術規范》(DA/T25—2000)規定對部分破損的檔案進行修復。

3.3.4.2修復完成后，經采購人項目管理人員質量檢查合格后，須再次進行仔細核對，確認無誤后經雙方簽字完成移交修復檔案。

3.3.4.4檔案修復應保持檔案內容的完整，不得損壞、丟失、涂改檔案內容。不損壞原載體和字跡及其他歷史痕跡，不得造成文字信息位移,洇褪擴散。

3.3.4.5檔案修裱的粘接劑和脫酸劑是檔案修復的關鍵。粘接劑必須使用小麥淀粉制作的漿糊，中標人的修復人員應具備制作漿糊的技能，并提供制作的設備、工藝及使用方法。

3.3.4.6檔案修復用紙要求應具備輕、薄、細密、無雜質、無填料、纖維均勻，機械強度高，PH值中性，耐久性好，柔軟度等特點，中標人應提供檔案修復用紙詳細說明。

3.3.4.7本項目手工修裱主要指運用中國傳統修裱工藝對檔案進行修復和裝裱。中標人應了解傳統修裱工藝，了解檔案破損的各種狀況和各種形制，并提供根據實際情況，實施正確的修裱技術方法、操作過程和保護方式的整套方案。

3.3.4.8中標人應提供符合《檔案修裱技術規范》的檔案修復質量驗收標準和內容。

3.3.5填寫備考表

凡經數字化前整理的民國檔案，應填寫備考表，并由整理、編頁、檢查人員簽名(蓋章)。在備考表中除標明文件頁數、重份等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況，如郵票、商標、稅票、照片、名人手跡等實物檔案。

3.4檔案掃描

3.4.1掃描方式

3.4.1.1采用A3平板掃描儀(不接受高拍儀等其他掃描設備)按檔案編定的次序逐卷逐頁掃描，可根據檔案幅面大小，選定區域進行掃描，并按檔號排列原則逐層以單頁形式保存。

3.4.1.2超過A3幅面的檔案，必須根據檔案頁面選擇A2或A0掃描儀另行掃描。掃描完成后，將掃描形成的電子檔案按原檔案順序插入該卷電子檔案的相應位置。

3.4.2掃描質量要求

3.4.2.1每一卷(宗)檔案的掃描均從卷封開始，至備考表結束。每份文件中，只掃描文件處理單或領導(職能部門)簽署意見單、正文、附件等。草稿、重復件及無關材料不掃描。

3.4.2.2無論頁面大小均自然平展開進行掃描，筒子頁、折子頁均作一個畫幅來掃描，并以畫幅作為掃描的計量單位。

3.4.2.3必須按照案卷標明的頁碼順序進行掃描，掃描時做到不缺頁、不重頁、圖像內容完整，包括文件上的正文、頁碼、有關標記等必須納入掃描圖像范圍。

3.4.2.4紙張暗黃發黑、字跡不清、文字偏小、密集、清晰度較差等特殊檔案，應征得館方同意作相應技術參數調整，直至圖像清晰為止。

3.4.2.5在同一份檔案文件內，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、圓珠筆同時存在的，應以文件主要部分的清晰為準。

3.4.2.6初始掃描時，應盡量將檔案紙張放置端正，最大限度地減少因糾偏產生的圖像失真問題。

3.4.2.7遇有浮貼時，浮貼加原頁掃1頁，浮貼揭開后原頁掃1頁，若有多張浮貼重疊，每張浮貼均需單獨掃描。

3.4.2.8檔案掃描時不可折角、遮字，不得有非檔案的雜物，如頭發、紙屑等。

3.4.2.9圖像清晰、不失真、完整、不影響圖像的利用效果。

3.4.3特殊紙張掃描處理規范

3.4.3.1破損檔案由前處理人員填寫“破損檔案送交修裱登記表”與破損檔案一并交給檔案管理人員，待修裱后再掃描。

3.4.3.2薄透檔案單面用白板襯底、雙面用黑板襯底，遇上小浮貼用相同大小白紙襯底，再進行掃描;遇有字跡完全褪色(只剩劃痕)或復寫紙字跡且發生浸染時，可掃描該頁檔案反面，再做鏡像文件。

3.4.4實物檔案的數字化

對檔案中徽標、各種證物等實物檔案，采用數碼相機進行數字化，所獲圖像文件必須進行相應的圖像處理。

3.4.5電子圖片的傾斜度不得超出1度，不允許有折疊、遮字或缺損，保持圖像的完整，圖片端正、無扭曲。

3.4.6要求電子影像數據準確、索引數據準確并與紙質檔案匹配。

3.4.7圖片命名及組成必須與館藏實體檔案一一對應，并符合采購人要求。

3.4.8掃描模式

采用彩色模式進行掃描。

3.4.9掃描分辨率

掃描分辨率標準為300dpi。

3.4.10圖像格式

圖像文件采用JPEG格式保存。

3.4.11掃描登記

認真填寫加工流水表單，登記掃描的頁數，核對每卷(宗)的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的檔案頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。并提交采購人項目管理人員審核同意后，進行處理。

3.5圖像處理

3.5.1經數字化所產生的圖像文件，按照DA/T31-2017紙質檔案數字化技術規范的要求，進行相應的圖像優化處理，使圖像清晰、完整，不得出現原件沒有的顏色、變形、明顯折皺等破壞圖像質量的現象。

3.5.2對掃描后的圖像進行逐頁糾偏、裁邊、排序等處理;以視覺上不感覺偏斜為標準，允許圖像傾斜度不得大于1，方向不正確的圖像，應旋轉還原，以符合閱讀習慣。

3.6圖像質檢

3.6.1投標人必須建立嚴格的質量檢測體系，要有專職質檢員和總檢員，按檔案掃描的質量要求對掃描生成圖像的命名及圖像文件質量逐頁進行檢查，發現漏掃的要及時登記并補掃，并按原檔案次序將圖像插入原位。

3.6.2對不符合質量要求的圖像，要重新掃描后進行替換，對加工數據自檢合格，符合《DA/T31紙質檔案數字化技術規范》的，才能遞交采購人驗收。

3.7數據掛接

3.7.1以目錄數據庫為依據，將每一份文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件，將圖像文件存儲到相應文件夾時，需認真核查每一份圖像文件的名稱與目錄數據庫中該份實體的檔號是否相同，圖像文件的頁數與目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致等，通過每一份圖像文件的文件名與目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，實現目錄數據庫與圖像文件的批量掛接。

3.7.2認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法，并提交采購人項目管理人員審核同意后，進行處理。

3.8數據驗收

3.8.1采購人按全宗按目錄分階段分批對投標人提交的數據進行驗收，數據驗收以抽檢方式進行，抽檢比率不低于5%，同時對于投標人提交的成果(如：修改或重擬的目錄數據、圖像處理結果和數字化加工完成等)和重點環節(如：檔案入庫交接)，進行審核驗收。

3.8.2數據驗收的合格率按抽檢及審核驗收的結果計算并采取一票否決制;若合格率未達100%，視為不合格，則全部發回投標人重新自檢。

3.8.3對驗收中檢出的錯誤，投標人應及時、無償予以糾正，直至提交驗收的數據完全達標;若合格率達100%，則驗收“合格”。

3.9數據備份

3.9.1備份范圍：經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

3.9.2備份方式：為保證數據安全，將JPG格式的原始掃描圖像文件和轉換后的雙層PDF格式文件各存儲二套至硬盤移交給太原市檔案館。

3.9.3備份標簽：數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，建立備份目錄臺賬，以便查找和管理。

3.9.4備份數據檢驗：備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

3.10數據移交

3.10.1移交內容：包括符合標準要求的檔案原文數據、數字化工作文檔。

3.11.2移交要求：項目管理過程中各工作流程所形成的管理臺賬、報表等數字副本，投標人必須向采購人移交。

3.11檔案的裝訂

3.11.1案卷裝訂前，對修改或重新擬寫標題的目錄數據必須做好標識向采購人項目管理人員移交。

3.11.2裝訂技術要求

3.11.2.1拆除檔案上的金屬物，如：書釘、回形針、大頭針和金屬夾等。

3.11.2.2恢復裝訂時，應認真核對檔案頁碼，核對文件排列順序，發現錯誤的地方及時糾正，不能處理的上報采購人項目管理人員，裝訂成冊的檔案必須保證每頁都裝訂成功，不得有漏裝掉頁情況出現。

3.11.2.3經核對無誤的民國檔案，應以文件左齊(裁口整齊)、下齊(地腳整齊)，靠右側裝訂，裝訂成品必須結實美觀。

3.11.2.4在整理過程中，如遇有小頁面或沒有足夠裝訂空白頁面，如果發現文件無裝訂邊，必須用質地、顏色相近紙張加邊后再裝訂。

3.11.2.5對浮貼在相鄰檔案紙張上的小簽條等小頁面檔案，如粘連不牢，用檔案修裱專用漿糊加固避免脫落。

3.11.2.6對沒有預留空白裝訂邊的正常大小頁面，用修裱檔案專用紙張接邊后，再折成與案卷大小一致頁面裝訂。

3.11.2.7所有進行來修裱、托底、接邊等處理的頁面，須完全干燥后才能進行裝訂。

3.11.2.8對原來已打孔裝訂的檔案，在裝訂時盡可能利用原孔裝訂，不能按原孔而需重新打孔的檔案，打孔時嚴格按照規定沿檔案文件左邊適當處打孔，確保三點一線，既不漏頁也不損害文件字符。

3.11.2.9檔案裝訂系線時要按照標準方法操作，線不可太長或太短，系線松緊適度。

3.11.2.10填寫登記表。

3.11.2.11案卷裝訂成冊經質檢合格后，按全宗分別排序裝盒，上交采購人項目管理人員點收入庫。

3.11.3裝訂人員要求

3.11.3.1愛護檔案，自覺維護檔案的完整與安全，牢固樹立片紙只字都是寶的意識。

3.11.3.2不得仔細瀏覽檔案內容，不得對外傳播檔案內容，員工之間不得談論檔案內容。

3.11.3.3不得在檔案上涂劃、擦改。

3.11.3.4嚴禁將明火、茶水飲料、食物等帶入工作現場。

3.11.3.5嚴格執行采購人編制的《檔案裝訂工作規范》，確保檔案裝訂質量。

3.11.3.6嚴格遵守勞動紀律，工作時不能傳播、打探與工作無關的話題。

3.11.3.7使用工具時小心謹慎，注意人身安全，避免意外傷害。

3.12.3.8自覺維持良好的工作環境，保持工作區清潔整齊，檔案及裝訂用具擺放有序。定期打掃衛生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。

3.11.4檔案實體驗收

檔案實體驗收必須逐卷清點，按檔案數量、文件狀況、卷內文件頁數順序、裝訂要求等進行檢查，如發現檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責任，順序錯誤、裝訂不符要求，卷內文件顛倒等作為差錯;若合格率達100%，則驗收“合格”。

3.12退卷歸庫：檔案掃描完成后應及時歸還，應與采購人項目管理人員辦理相關手續，確保檔案資料完好如初。

(四)應遵循的業務標準

1.管理性標準規范

(1)《中華人民共和國保守國家秘密法》

(2)《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》

(3)《關于嚴禁用涉密計算機上國際互聯網的通知》(中保委[2003]4號)

(4)《計算機病毒防治管理辦法》(中華人民共和國公安部令第51號)

(5)《計算機信息系統保密管理暫行規定》(國保發[1998]1號)

2.業務性、技術性標準規范

(1)《中華人民共和國檔案法》;

(2)《文書檔案案卷格式》(GB9705—2008);

(3)《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2016);

(4)《中央檔案館檔案接收標準》

(5)《國家行政機關公文格式》(GB/T9704—2012)

(6)《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31—2017)

(7)《照片檔案管理規范》(CB/T11821—2002)

(8)《中國檔案機讀目錄格式》(CB/T20163-2006)

(10)《檔案著錄規則》(DA/T18—1999)

200萬頁(條)